इस लेख में, आपके लिए MS Excel की महत्वपूर्ण विशेषताओं के साथ-साथ प्रोग्राम का उपयोग कैसे करें, इसके फायदे और अन्य महत्वपूर्ण तत्वों का अवलोकन लेकर आए हैं।
Basics of MS Excel
एमएस एक्सेल क्या है?
MS Excel एक स्प्रेडशीट प्रोग्राम है, जहाँ कोई व्यक्ति टेबल के रूप में डेटा लिख कर रख सकता है। Excel स्प्रेडशीट में डेटा का विश्लेषण करना आसान है। नीचे दी गई छवि दर्शाती है कि Excel स्प्रेडशीट कैसी दिखती है। |
| MS Excel |
एमएस एक्सेल कैसे खोलें?
- प्रारंभ पर क्लिक करें
- फिर सभी कार्यक्रम
- अगला चरण MS Office पर क्लिक करना है
- फिर अंत में, MS-Excel विकल्प चुनें
What is a cell ?
स्प्रेडशीट एक टेबल के रूप में होती है जिसमें पंक्तियाँ और कॉलम होते हैं। पंक्तियों और कॉलम के बीच चौराहे पर आयताकार बॉक्स एक सेल बनाता है। नीचे एक सेल की छवि दी गई है:
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| Cell in MS Excel |
What is Cell Address?
सेल एड्रेस वह नाम है जिसके द्वारा सेल को संबोधित किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, यदि पंक्ति 7 कॉलम G में रुचि रखती है, तो सेल एड्रेस G7 है।
Features of MS Excel
एक्सेल स्प्रेडशीट पर विभिन्न संपादन और फ़ॉर्मेटिंग की जा सकती है। नीचे एमएस एक्सेल की विभिन्न विशेषताओं पर चर्चा की गई है।नीचे दी गई छवि एमएस एक्सेल में सुविधाओं की संरचना दर्शाती है:
Home
इसमें फ़ॉन्ट आकार, फ़ॉन्ट शैलियाँ, फ़ॉन्ट रंग, पृष्ठभूमि रंग, संरेखण, स्वरूपण विकल्प और शैलियाँ, कक्षों का सम्मिलन और विलोपन तथा संपादन विकल्प जैसे विकल्प शामिल हैं
Insert
इसमें टेबल प्रारूप और शैली, चित्र और आंकड़े सम्मिलित करना, ग्राफ, चार्ट और स्पार्कलाइन जोड़ना, हेडर और फुटर विकल्प, समीकरण और प्रतीक जैसे विकल्प शामिल हैं
Page Layout
पेज लेआउट विकल्प के अंतर्गत थीम, ओरिएंटेशन और पेज सेटअप विकल्प उपलब्ध हैं
Formulas
चूंकि एमएस एक्सेल में बड़ी मात्रा में डेटा वाली तालिकाएँ बनाई जा सकती हैं, इस सुविधा के तहत, आप अपनी तालिका में सूत्र जोड़ सकते हैं और त्वरित समाधान प्राप्त कर सकते हैं
Data
इस श्रेणी के अंतर्गत बाह्य डेटा (वेब से) जोड़ना, फ़िल्टरिंग विकल्प और डेटा उपकरण उपलब्ध हैं
Review
समीक्षा श्रेणी में एक्सेल शीट (जैसे वर्तनी जांच) के लिए प्रूफरीडिंग की जा सकती है और पाठक इस भाग में टिप्पणियां जोड़ सकते हैं
View
अलग-अलग दृश्य जिनमें हम स्प्रेडशीट को प्रदर्शित करना चाहते हैं, उन्हें यहाँ संपादित किया जा सकता है। इस श्रेणी के अंतर्गत ज़ूम इन और आउट तथा पैन व्यवस्था के विकल्प उपलब्ध हैं
Benefits of Using MS Excel
एमएस एक्सेल का उपयोग विभिन्न प्रयोजनों के लिए व्यापक रूप से किया जाता है क्योंकि इसमें डेटा को सहेजना आसान है, और बिना किसी असुविधा और कम मेहनत के जानकारी को जोड़ा और हटाया जा सकता है।एमएस एक्सेल का उपयोग करने के कुछ महत्वपूर्ण लाभ नीचे दिए गए हैं:
डेटा स्टोर करना आसान: चूंकि स्प्रेडशीट में सहेजी जा सकने वाली जानकारी की मात्रा की कोई सीमा नहीं है, इसलिए डेटा को सहेजने या डेटा का विश्लेषण करने के लिए MS Excel का व्यापक रूप से उपयोग किया जाता है। Excel में जानकारी फ़िल्टर करना आसान और सुविधाजनक है।
डेटा रिकवर करना आसान: अगर जानकारी कागज़ के टुकड़े पर लिखी है, तो उसे ढूँढ़ने में ज़्यादा समय लग सकता है, हालाँकि, एक्सेल स्प्रेडशीट के मामले में ऐसा नहीं है। डेटा ढूँढ़ना और रिकवर करना आसान है।
गणितीय सूत्रों का अनुप्रयोग: एमएस एक्सेल में सूत्र विकल्प के साथ गणना करना आसान और कम समय लेने वाला हो गया है
अधिक सुरक्षित: इन स्प्रेडशीट्स को लैपटॉप या पर्सनल कंप्यूटर में पासवर्ड से सुरक्षित किया जा सकता है और इनके खोने की संभावना रजिस्टरों या कागज के टुकड़ों में लिखे गए डेटा की तुलना में बहुत कम होती है।
एक ही स्थान पर डेटा: पहले, जब कागजी काम किया जाता था तो डेटा को अलग-अलग फाइलों और रजिस्टरों में रखना पड़ता था। अब, यह सुविधाजनक हो गया है क्योंकि एक ही एमएस एक्सेल फ़ाइल में एक से अधिक वर्कशीट जोड़ी जा सकती हैं।
सूचना की साफ-सुथरी और स्पष्ट दृश्यता: जब डेटा को तालिका के रूप में सहेजा जाता है, तो उसका विश्लेषण करना आसान हो जाता है। इस प्रकार, सूचना एक स्प्रेडशीट है जो अधिक पठनीय और समझने योग्य है।
MS Excel – Points To Remember
एमएस एक्सेल, इसके अनुप्रयोगों और उपयोग के संबंध में कुछ बातें हैं जो हमें अवश्य जाननी चाहिए-एक MS Excel फ़ाइल को .xls एक्सटेंशन के साथ सहेजा जाता है।
बड़ी संख्या में कर्मचारियों और श्रमिकों वाली कंपनियां एमएस एक्सेल का उपयोग करती हैं, जिससे कर्मचारियों की जानकारी सहेजना आसान हो जाता है।
एक्सेल स्प्रेडशीट का उपयोग अस्पतालों में भी किया जाता है, जहां मरीजों की जानकारी को अधिक आसानी से सहेजा जा सकता है और उनके मेडिकल इतिहास को साफ़ करने के बाद इसे आसानी से हटाया जा सकता है।
जिस शीट पर आप काम करते हैं उसे वर्कशीट कहा जाता है।
एक ही एक्सेल फ़ाइल में कई वर्कशीट जोड़ी जा सकती हैं।
यह एक डेटा प्रोसेसिंग एप्लीकेशन है।
